Associations : Vos obligations

En matière comptable et fiscale

Établissement des comptes annuels

Les associations non reconnues d'utilité publiques et qui reçoivent moins de 153.000 euros de subventions ne doivent tenir qu'un livre journal des dépenses et des recettes. Elles doivent par ailleurs conserver les documents comptables dans les durées prévues par la loi.

Les associations ayant une activité économique sont selon le décret n° 85-295 du 1er mars 1985 modifié, article 22, dans l'obligation d'établir des comptes annuels conformes au plan comptable.

Les modalités d'établissement des comptes des associations et fondations soumises à des obligations législatives ou réglementaires d'établissement de comptes annuels sont définis par le règlement du CRC n°99-01 du 16 février 1999.

Les activités économiques sont toutes livraisons de biens ou services à titre onéreux réalisé à titre courant par l'association.

Plan Comptable

En pratique, les associations ou fondations concernées doivent se conformer aux dispositions particulières du plan comptable des associations, fondées sur le plan comptable général, et qui comprend les adaptations suivantes (Régl. 99-01, art 2 et 4) :

• - règles de comptabilisation,
• - règles d'évaluation et de réévaluation des éléments du patrimoine,
• - traitements des contributions volontaires en nature,
• - liste et contenu des comptes de fonds associatifs,
• - règles de présentation des comptes annuels,
• - création ou modification de comptes par rapport à la nomenclature du PCG.

Déclarations diverses

Pour les associations soumises à la TVA du fait de leur activité, une déclaration est à déposer auprès de la recette des impôts par le biais du formulaire CA3. Pour les associations organisant des manifestations sportives, une déclarations de recettes est à établir dans les 30 jours auprès de la recette des impôts concernée, accompagnée du règlement de la taxe sur les réunions sportives.

Assujettissement à la TVA, CVAE et à l'impôt sur les sociétés

Les associations et plus généralement les organismes réputés sans but lucratif (fondations, fond de dotation, congrégations religieuses, syndicats professionnels...) ne sont pas soumis aux impôts commerciaux. Le type de gestion de l'association (intéressée ou désintéressée), ainsi que l'éventuelle concurrence avec une activité commerciale dans le secteur d'implantation peuvent amener une association à être redevable de ces trois impôts. L'avis d'un professionnel peut être judicieux afin de cerner avec précision le statut de votre association et les obligations fiscales qui la concernent (franchise de 60 000€, exonération spécifique...).

En matière juridique

Outre la tenue des assemblées et conseils d'administration prévus par la loi et les statuts, certaines obligations existent pour les associations remplissant certains critères:

Nomination d'un commissaire aux comptes

Pour les associations ayant une activité économique comme pour les sociétés commerciales, le franchissement des seuils suivants amènent l'obligation de nomination d'un commissaire aux comptes:

• - 50 salariés,
• - 3.100.000 euros de chiffre d’affaires HT,
• - 1.550.000 euros pour le total de bilan.

Une nomination d'un commissaire aux comptes est également obligatoire à partir du moment ou l'association perçoit plus de 153.000 euros de subvention en provenance de services publics. Deux autres seuils sont prévus à 230.000 et 380.000 euros selon la nature de l'association. Le premier des deux seuils cités concernant les associations reconnues d'utilité publique, émettant des obligations, collectant la participation des employeurs à l'effort à la construction ou les organismes de formation.

Le deuxième seuil concerne lui les associations sportives organisant des manifestations sportives encaissant plus de 380.000 euros ou dont la masse salariale des joueurs est supérieur à 380.000 euros.

Les associations et fondation recevant plus de 153.000 euros en provenance de personne physique ou morale et entrainant un avantage fiscal doivent aussi faire appel à un commissaire aux comptes.

Publicité des comptes annuels et du rapport du commissaire aux comptes

Le décret n° 2009-540 du 14 mai 2009 et l'arrêté du 2 juin 2009 précisent que les comptes annuels et le rapport du commissaire aux comptes doivent être, pour les associations et fondations visées, déposés, par voie électronique, à compter de l'approbation des comptes par l'organe délibérant statutaire, à la Direction des Journaux Officiels.

En matière sociale

Formalités d’embauche et déclaration préalable à l’embauche

L'entreprise souhaitant recruter un salarié se confronte à plusieurs obligations. En effet, l’employeur devra obligatoirement procéder à une déclaration unique d’embauche qu’il devra faire parvenir à l’URSSAF de son ressort avant l’embauche de son salarié (l’employeur pourra réaliser cette obligation jusqu’à huit jours avant l’embauche au maximum).

Cette formalité essentielle permet :

• - l’immatriculation à la sécurité sociale de la société s’il s’agit du premier salarié,
• - l’immatriculation à la sécurité sociale du salarié en cas de nouvel emploi,
• - l’adhésion à un service de médecine du travail,
• - l’affiliation à un régime d’assurance chômage,
• - la déclaration nominative du salarié avant l’embauche,
• - la demande pour la visite médicale.

Établissement de contrat de travail

Par ailleurs et en vertu de la directive communautaire 91/533 CEE du 14 octobre 1991 applicable depuis le 1er juillet 1993, l’employeur doit obligatoirement fournir par écrit un certains nombres d’informations à son salarié sur ses conditions de travail. Afin d’éviter tout litige futur, il est préférable d’établir un contrat de travail par écrit faisant état des informations obligatoires et des conditions de travail.

Établissement des bulletins de paye et des déclarations sociales

Selon l’article L143-3 du Code du travail, l’employeur a pour obligation de fournir à chaque salarié une pièce justificative (la fiche de paie) lors de la remise du salaire. Cette pièce justificative qu’est le bulletin de paie doit contenir un certain nombre d’informations obligatoires mentionnés pour leur part dans l’article R143-2 du code du travail.

Respect de la convention collective

La convention collective est un texte réglementaire permettant de préciser et d’adapter le code du travail aux différents secteurs d’activité. C’est donc une source légale à part entière d’informations et d’obligations sur les conditions de travail et les relations entre salarié et employeur. L’application d’une convention s’impose à toutes les entreprises du secteur lorsque celle-ci est étendue par décision ministérielle.

La non-application d’une convention collective est source de risques multiples et augmente le risque de litige entre salariés et employeurs.

Élections des représentants du personnel

Tout organisme de droit privé et certains établissements publics doivent organiser des élections des délégués du personnel à partir du moment où l’organisme compte plus de 11 salariés sur au moins 12 mois sur les 3 dernières années. Des exemplaires du procès verbal de l’élection devront être transmis à l’inspecteur du Travail et aux organismes compétents.
Les délégués du personnel ayant pour rôle de représenter le personnel auprès de l’employeur et de prendre part à certaines négociations (salariales) ou décisions comme la fixation des congés payés.

Suivi des congés payés

Tout salarié justifiant plus d’un mois de présence dans une entreprise pendant la période de référence (1er juin N-1 au 31 mai N), dispose d’un droit au congé à la charge de l’employeur.
La durée légale pour une période de référence complète est de 30 jours ouvrables soit 5 semaines. C’est l’employeur qui fixe les dates de congés avec l’accord du salarié ou qui accorde le droit au congé à l’initiative du salarié. Tout employeur doit donc légalement gérer les congés payés de ses employés.

Tenue d’un registre du personnel

Établi par l’employeur, le registre du personnel est un document obligatoire qui permet le suivi des emplois dans chaque établissement d’une entreprise. Il comporte obligatoirement les mentions suivantes :

• - l’identification des salariés
• - les dates d’embauche et de départ
• - les contrats de travail

Les personnes employées dans le cadre de contrats d'intérim doivent figurer sur le registre du personnel.

Le registre doit être conservé dans l’entreprise cinq ans après le départ du salarié. Toute infraction étant punie d’une sanction pénale. Le registre peut être physique (support papier) ou informatique.

Déclarations liées aux arrêts de travail (maladie, accident, intempéries)

L’employeur fait l’objet d’une obligation de déclaration dans les 48 heures d’un arrêt de travail pour accident ou maladie concernant un de ses salariés auprès de la Caisse Primaire d’Assurance Maladie dont celui-ci dépend. Cette déclaration permettra l’étude et le paiement éventuel d’une indemnité journalière de sécurité sociale (IJSS) pour maintenir au salarié un certain niveau de rémunération malgré son arrêt de travail.

Pour les entreprises du secteur du bâtiment, la caisse congés intempéries du BTP permet une indemnisation et donc un maintien de salaire pour les entreprises souffrant du climat dans le cadre de leur activité. La déclaration de intempéries devra intervenir dans le mois suivant la reprise du travail.

Procédures de licenciement

Tout employeur souhaitant rompre en dehors de la période d’essai un contrat à durée indéterminée d’un salarié pour quelque motifs que soit doit respecter une procédure particulière sous peine de nullité du licenciement et de réintégration du salarié. La loi prévoit l’envoi d’une convocation à l’entretien préalable, une lettre de licenciement, le respect d’un préavis avant le départ du salarié et le versement éventuel d'indemnités selon l'ancienneté du salarié.

Obligation d'emploi en faveur des travailleurs handicapés

Les employeurs de plus de 20 salariés doivent employer un quota de travailleurs handicapés à raison de 6% de leurs effectifs. Une déclaration est à fournir chaque année pour le 15 février au plus tard. A défaut d'emploi, une contribution est à verser à l'AGEFIPH égale au minimum à 400 fois le SMIC horaire.

Taxe d'apprentissage

Les employeurs doivent effectuer le versement de la taxe d'apprentissage avant le 1er mars de chaque année. Son taux minimum est de 0,68% des salaires bruts versés au cours de l'année civile précédente. A défaut, le solde de régularisation, égal au double de l'insuffisance doit être versé au service des impôts des entreprises pour le 30 avril au plus tard.

Participation à la formation continue

Les employeurs de moins de 10 salariés doivent effectuer le versement de la participation à la formation continue avant le 1er mars de chaque année. Son taux est de 0,55% des salaires bruts versés au cours de l'année civile précédente. Ce taux peut être majoré en cas d'emplois sous contrat à durée déterminée ou selon les dispositions de la convention collective applicable. A défaut, le solde de régularisation, égal au double de l'insuffisance doit être versé au service des impôts des entreprises pour le 30 avril au plus tard.

Le taux minimum est de 1,05% pour les employeurs de 10 à 20 salariés et de 1,60% pour les entreprises de plus de 20 salariés. La déclaration N° 2483 doit être fournie pour le 30 avril au plus tard.

Participation à la formation continue

Les employeurs doivent effectuer le versement de la participation à l'effort de construction avant le 31 décembre de chaque année. Son taux minimum est de 0,45% des salaires bruts versés au cours de l'année civile précédente. A défaut, le solde de régularisation, égal à 2% du montant des salaires relatifs à l'insuffisance doit être versé au service des impôts des entreprises pour le 30 avril au plus tard, en même temps que la déclaration N°2080.

Taxe sur les salaires

Les employeurs non taxables à la TVA doivent effectuer le versement de la taxe sur les salaires, annuellement si cette taxe est inférieure à 1.000 €uros, trimestriellement si elle est comprise entre 1.000 et 4.000 €uros et mensuellement au delà de 4.000 €uros. Son taux est de 4,25% des salaires bruts individuels pour la partie inférieure à 7.491 €uros, 8,50% pour la partie comprise entre 7.491 et 14.960 euros et 13,60% au delà de 14.960 euros.

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