Professions libérales : Vos obligations

Avant-propos

Pour la législation communautaire, le terme de profession libérale se définit ainsi : « Toute Profession exercée sur la base de qualifications professionnelles appropriées, à titre personnel, sous sa propre responsabilité et de façon professionnellement indépendante, en offrant des services intellectuels et conceptuels dans l’intérêt du client et du public».

En résumé, le professionnel qui exerce en libéral a une activité principalement intellectuelle (notion de « bénéfice non commercial »), exercée en toute indépendance.

En matière comptable

Tenue, établissement et présentation des comptes annuels

Pour les entreprises de petite taille, les obligations comptables sont spécifiées par l’article 99 du code général des impôts, qui prévoit la tenue d’une comptabilité sur les encaissements et décaissements.

Le titulaire de BNC qui sera imposé sous le régime déclaratif spécial ne devra tenir qu'un livre-journal des recettes quotidiennes encaissées.

En revanche, le professionnel libéral qui sera sous le régime de la déclaration contrôlée aura des obligations comptables plus importantes (tenue d’un livre-journal recettes/dépenses et d’un registre des immobilisations et des amortissements.

Pour les sociétés non commerçantes, dont font partie les sociétés exerçant des professions libérales, l’article 612-1 du code de commerce prévoit l’obligation d’établir des comptes annuels (bilan, compte de résultat et annexe) si deux des trois seuils suivants sont dépassés (Ces seuils sont précisés par le décret n°2005-1677 du 28 décembre 2005) :

• - 50 salariés,
• - 3.100.000 euros de chiffre d'affaires,
• - 1.550.000 euros pour le total de bilan.

Déclarations administratives

Définition des recettes imposables

Établissement de factures

• - Les noms du fournisseur et du client et leurs adresses respectives,
• - Le numéro de RCS ou d'enregistrement sur un autre registre,
• - Le numéro de TVA si le vendeur en a un, sinon, et si l'opération relève de la TVA, la référence à l'article du CGI qui permet de ne pas en mettre,
• - Le numéro de TVA intra-communautaire de l'acheteur pour les ventes en dehors de la France et à destination de la CEE, en l'absence de ce numéro, la TVA est applicable sur la facture,
• - Si la société passe par un représentant fiscal, le numéro d'identification de celui-ci,
• - La date de délivrance,
• - La date de réalisation de l'opération,
• - La date d'échéance de la facture,
• - Un numéro de facturation unique basé sur une séquence chronologique et continue,
• - Pour chaque article : la dénomination, la quantité, le prix unitaire HT et le taux de TVA appliqué,
• - Tous les Rabais, Remises, Ristournes ou escomptes acquis, chiffrables et liés à cette opération,
• - Le montant total hors taxe et celui de la TVA (par taux) à payer,
• - Les Rabais, Remises, Ristournes ou escomptes acquis, non rattachables à des opérations particulières,
• - Les frais de port et d'emballage de manière distincte,
• - Le rappel du taux de pénalités encourues pour paiement tardif,
• - La référence à la disposition pertinente du Code Général des Impôts, de la directive 2006/112/CE ou à toute autre mention indiquant que l'opération bénéficie d'une exonération, d'un régime d'auto-liquidation ou du régime de la marge bénéficiaire.

Établissement de la liasse fiscale annuelle

Les obligations déclaratives des professions libérales sont spécifiées dans l’article 96 du code général des impôts. Cet article prévoit que les contribuables visés à l’article 92 du Code général des impôts doivent déposer annuellement et avant le 30 avril la déclaration contrôlée si leur chiffre d’affaires dépasse 32.100 euros (seuil en 2010). Il existe donc deux dispositifs d’imposition pour les professions libérales.

Déclarations de TVA

Les trois types de déclaration de TVA sont :

• - Chiffre d'affaires inférieur à 32 100 €uros, le micro-régime qui correspond à la franchise en base de TVA. Le professionnel ne déduit pas et ne facture pas de TVA, aucune obligation déclarative pour l'entreprise sauf sur option,
• - Chiffre d'affaires compris entre 32 100 et 231 000 €uros, le Réel simplifié (RSI) qui correspond à quatre versements d’acompte et à une déclaration annuelle (CA12),
• - Chiffre d'affaires supérieur à 231 000 €uros,le Réel normal (RN) qui correspond à une déclaration et un paiement mensuel de la TVA. A compter du 1er octobre 2010, les contribuables dont le chiffre d'affaires dépasse 500 000 €uros doivent déclarer et payer par voie électronique.

Possibilité d’adhésion à une Association de Gestion Agréée (AGA)

Cotisation foncière des entreprises

Cotisation sur la valeur ajoutée des entreprises

Formalités d’embauche et déclaration préalable à l’embauche

• - l’immatriculation à la sécurité sociale du professionnel libéral s’il s’agit du premier salarié,
• - l’immatriculation à la sécurité sociale du salarié en cas de nouvel emploi,
• - l’adhésion à un service de médecine du travail,
• - l’affiliation à un régime d’assurance chômage,
• - la déclaration nominative du salarié avant l’embauche,
• - la demande pour la visite médicale.

Établissement de contrat de travail

Établissement des bulletins de paye et des déclarations sociales

Respect de la convention collective

Élections des représentants du personnel

Suivi des congés payés

Tenue d'un registre du personnel

Établi par l’employeur, le registre du personnel est un document obligatoire qui permet le suivi des emplois. Il comporte obligatoirement les mentions suivantes :

• - Déclarations liées aux arrêts de travail (maladie, accident, intempéries):
  L’employeur fait l’objet d’une obligation de déclaration dans les 48 heures d’un arrêt de travail pour accident ou maladie concernant un de ses salariés auprès de la Caisse Primaire d’Assurance Maladie dont celui-ci dépend. Cette déclaration permettra l’étude et le paiement éventuel d’une indemnité journalière de sécurité sociale (IJSS) pour maintenir au salarié un certain niveau de rémunération malgré son arrêt de travail.
• - Procédures de licenciement
• - Transmission d’informations sociales au RSI ( DCR - Déclaration Commune des Revenus)
• - Obligation d'emploi en faveur des travailleurs handicapés
• - Taxe d'apprentissage
• - Participation à la formation continue
• - Participation à l'effort de construction
• - Taxe sur les salaires :
  Les employeurs dont le total des recettes de l'année civile précédente n'excède pas les limites de la franchise en base de TVA sont exonérés de cette taxe.
  Le dépassement de deux des trois seuils amènent également l’obligation de faire appel à un commissaire aux comptes.

En matière fiscale

Ces déclarations doivent être produites en cas de création, modifications ou cessation d'une activité.

Au sens de l'article 93 du CGI, toutes les sommes que le professionnel libéral perçoit dans le cadre de son activité professionnelle sont considérées comme des recettes imposables (honoraires, commissions, sommes perçues au titre de remplacement de confrères ou au titre de « la perte d’emploi subie »…).

Néanmoins, certaines sommes perçues ne sont pas imposables au titre de la déclaration contrôlée comme les salaires perçus par le professionnel, les virements internes, les apports personnels, les prêts reçus …

Le professionnel libéral retranchera de ses recettes les débours payés pour le compte de ses clients ainsi que les honoraires rétrocédés à un de ses confrères exerçant une activité libérale similaire ou complémentaire.

Une obligation de délivrance de factures existe pour tout assujetti lors de la livraison de biens ou de prestations de services ainsi que pour les acomptes perçus au titre de ces opérations.

Les mentions obligatoires devant figurer sur ces factures sont :

En dessous de 32.100 euros, le régime de la micro-entreprise prévoit une déclaration des bénéfices sur la déclaration de revenus (n°2042) après un abattement de 34% qui correspond selon l'administration fiscale au charges subies.

Pour les personnes dont le chiffre d’affaires est supérieur à 32.100 euros ou celles qui le choisissent sur option, c’est le régime de la déclaration contrôlée qui s’applique. L'entrepreneur doit effectuer une déclaration spécifique pour déterminer le résultat de son entreprise individuelle par le biais de la déclaration fiscale n° 2035 et ses annexes à déposer au service des impôts du siège de l'entreprise.

Il faut savoir que pour la déclaration contrôlée, le résultat de l'entreprise est calculé en retranchant du chiffre d'affaires encaissé les charges effectivement payées par l'entreprise (comptabilité de trésorerie). Attention les rémunérations que se verse l'entrepreneur individuel ("prélèvements de l'exploitant") ne sont pas déductibles des résultats de l'entreprise individuelle et font donc partie de la base imposable.

Les résultats de la déclaration fiscale n° 2035 seront à reporter sur la déclaration personnelle de revenus (déclaration n° 2042) de l'entrepreneur.

Le code général des impôts prévoit une obligation périodique de déclaration de la TVA auprès du service des impôts des entreprises compétent. Cette obligation, pour les professionnels qui n'en sont pas expressément exonérés, varie en fonction du total des recettes annuelles. Le tableau suivant récapitule les régimes applicables selon les différents cas possibles pour un professionnel libéral.

Choix d’un régime d’imposition - Activités de type BNC - 2 régimes en fonction du total des recettes

En cas d'option pour le paiement de la TVA, quel que soit le montant des recettes, il y a une exclusion du régime déclaratif spécial.

Le défaut ou retard de production de la déclaration de TVA est susceptible d'entraîner la taxation d'office pour la période concernée par cette déclaration et l'application d'un intérêt de retard et d'une majoration de droits, égale à 5 % de la TVA due

Les titulaires de BNC peuvent bénéficier d’avantages fiscaux en adhérant à une association de gestion agréée.

Cette adhésion leur permet d’éviter la majoration de 25% du bénéfice qui est appliquée aux non-adhérents d'une association de gestion agréée. Elle permet de bénéficier également d’autres avantages fiscaux comme la déduction de la totalité du salaire du conjoint, la réduction d’impôt pour frais d'adhésion et tenue de comptabilité et de gestion sous certaines conditions, de la dispense de pénalités fiscales en cas d'insuffisances de leurs déclarations antérieures en cas de déclaration spontanée et d'un délai de reprise de l'administration ramené à 2 ans.

L’adhésion n’est en aucun cas obligatoire mais permet de réelles économies d’impôt, ce qui rend cette adhésion incontournable.

L’adhésion à une AGA engage le professionnel libéral à fournir un certain nombres d’éléments au cours de l’exercice à l'association agréée.
Parmi les obligations on retrouvera :

• - La tenue d'une comptabilité conforme à l'arrêté du 30 Janvier 2008 (bilan, compte de résultat et annexes),
• - L'obligation d'accepter les règlements par chèque, de les libeller à leur ordre, de ne pas les endosser et d'afficher cette possibilité sur les lieux de règlement et sur les documents commerciaux et factures émis par le professionnel libéral,
• - De communiquer à l'association sa déclaration de revenus professionnels n°2035 et ses annexes et de répondre aux demandes d'informations et de corrections faites par l'association agréée.

La cotisation foncière des entreprises est un des deux éléments de la contribution économique territoriale créée en remplacement de la taxe professionnelle.

La base d'imposition est constituée de la seule valeur locative des biens passibles d'une taxe foncière.

Le taux est celui fixé par les collectivités territoriales de chaque commune où le contribuable dispose de locaux ou de terrains. La déclaration annuelle est effectuée au plus tard le 2ème jour ouvré suivant le 1er mai de chaque année.

La cotisation foncière des entreprises est payable en général pour le mois de décembre. Toutefois, un acompte est du pour le mois de juin si la cotisation de l'année précédente dépassait 3 000 €uros.

La cotisation sur la valeur ajoutée des entreprises est le deuxième élément de la contribution économique territoriale créée en remplacement de la taxe professionnelle.

La base d'imposition est constituée, comme son nom l'indique, sur la valeur ajoutée produite au cours de l'exercice précédent. La CVAE est déclarée pour le 15 juin par les redevables de la CFE dont le chiffre d'affaires est supérieur à 152 500 €uros.

En matière sociale

Le professionnel libéral souhaitant recruter un salarié se confronte à plusieurs obligations. En effet, celui-ci devra obligatoirement procéder à une déclaration unique d’embauche qu’il devra faire parvenir à l’URSSAF de son ressort avant l’embauche de son salarié (l’employeur pourra réaliser cette obligation jusqu’à huit jours avant l’embauche au maximum).

Cette formalité essentielle permet :

Par ailleurs et en vertu de la directive communautaire 91/533 CEE du 14 octobre 1991 applicable depuis le 1er juillet 1993, l’employeur doit obligatoirement fournir par écrit un certains nombres d’informations à son salarié sur ses conditions de travail. Afin d’éviter tout litige futur, il est préférable d’établir un contrat de travail par écrit faisant état des informations obligatoires et des conditions de travail.

Selon l’article L143-3 du Code du travail, l’employeur a pour obligation de fournir à chaque salarié une pièce justificative (la fiche de paie) lors de la remise du salaire. Cette pièce justificative qu’est le bulletin de paie doit contenir un certain nombre d’informations obligatoires mentionnés pour leur part dans l’article R143-2 du code du travail.

La convention collective est un texte réglementaire permettant de préciser et d’adapter le code du travail aux différents secteurs d’activité. C’est donc une source légale à part entière d’informations et d’obligations sur les conditions de travail et les relations entre salarié et employeur.

La non-application d’une convention collective est source de risques multiples et augmente le risque de litige entre salariés et employeurs.

Tout organisme de droit privé dont les professions libérales doivent organiser des élections des délégués du personnel à partir du moment où l’organisme compte plus de 11 salariés sur au moins 12 mois sur les 3 dernières années. Des exemplaires du procès verbal de l’élection devront être transmis à l’inspecteur du Travail et aux organismes compétents.

Les délégués du personnel ayant pour rôle de représenter le personnel auprès de l’employeur et de prendre part à certaines négociations (salariales) ou décisions comme la fixation des congés payés.

Tout salarié des professions libérales justifiant de plus d’un mois de présence pendant la période de référence (1er juin N-1 au 31 mai N), dispose d’un droit au congé à la charge de l’employeur.

La durée légale pour une période de référence complète est de 30 jours ouvrables soit 5 semaines. C’est l’employeur qui fixe les dates de congés avec l’accord du salarié ou qui accorde le droit au congé à l’initiative du salarié. Tout employeur doit donc légalement gérer les congés payés de ses employés.

• - l’identification des salariés,
• - les dates d’embauche et de départ,
• - les contrats de travail.

Les personnes employées dans le cadre de contrats d'intérim doivent figurer sur le registre du personnel.

Le registre doit être conservé cinq ans après le départ du salarié. Toute infraction étant punie d’une sanction pénale. Le registre peut être physique (support papier) ou informatique.

Tout employeur souhaitant rompre en dehors de la période d’essai un contrat à durée indéterminée d’un salarié pour quelque motifs que soit doit respecter une procédure particulière sous peine de nullité du licenciement et de réintégration du salarié. La loi prévoit l’envoi d’une convocation à l’entretien préalable, une lettre de licenciement, le respect d’un préavis avant le départ du salarié et le versement éventuel d'indemnités selon l'ancienneté du salarié.

Dans le cadre de leur couverture médicale, sociale et de prévoyance, les professionnels exerçant en leur nom propre une activité libérale sont affiliés au régime social des indépendants RSI. Cet organisme assure le recouvrement des cotisations et contributions sociales allocations familiales ainsi que la CSG-CRDS.

En revanche, les cotisations obligatoires d'assurance vieillesse de base et complémentaire pour la seule part correspondant à la cotisation minimale sont recouvrées par une des 11 caisses dépendant de la CNAVPL (Caisse Nationale d'Assurances Vieillesse des Professions Libérales)

La déclaration commune des revenus doit être fournie par l’entrepreneur auprès du RSI. Elle permet de calculer les cotisations obligatoires (allocations familiales, formation continue, maladie, vieillesse) ainsi que d’établir la base soumise à CSG-CRDS. Cette déclaration est annuelle est doit être fournie avant le 4 mai par formulaire papier et le 27 mai par le portail Internet déclaratif.

Les employeurs de plus de 20 salariés doivent employer un quota de travailleurs handicapés à raison de 6% de leurs effectifs. Une déclaration est à fournir chaque année pour le 15 février au plus tard. A défaut d'emploi, une contribution est à verser à l'AGEFIPH (Association nationale pour la gestion du fonds d'insertion professionnelle des handicapés) égale au minimum à 400 fois le SMIC horaire.

Les employeurs (sociétés soumises à l'impôt sur les sociétés exerçant une activité libérale) doivent effectuer le versement de la taxe d'apprentissage avant le 1er mars de chaque année. Son taux minimum est de 0,68% des salaires bruts versés au cours de l'année civile précédente. A défaut, le solde de régularisation, égal au double de l'insuffisance doit être versé au service des impôts des entreprises pour le 30 avril au plus tard.

Les employeurs de moins de 10 salariés doivent effectuer le versement de la participation à la formation continue avant le 1er mars de chaque année. Son taux est de 0,55% des salaires bruts versés au cours de l'année civile précédente. Ce taux peut être majoré en cas d'emplois sous contrat à durée déterminée ou selon les dispositions de la convention collective applicable. A défaut, le solde de régularisation, égal au double de l'insuffisance doit être versé au service des impôts des entreprises pour le 30 avril au plus tard.

Le taux minimum est de 1,05% pour les employeurs de 10 à 20 salariés et de 1,60% pour les entreprises de plus de 20 salariés. La déclaration N° 2483 doit être fournie pour le 30 avril au plus tard.

Les employeurs doivent effectuer le versement de la participation à l'effort de construction avant le 31 décembre de chaque année. Son taux minimum est de 0,45% des salaires bruts versés au cours de l'année civile précédente. A défaut, le solde de régularisation, égal à 2% du montant des salaires relatifs à l'insuffisance doit être versé au service des impôts des entreprises pour le 30 avril au plus tard, en même temps que la déclaration N°2080.

Les employeurs non redevables de la TVA payant des rémunérations doivent effectuer le versement de la taxe sur les salaires, annuellement si cette taxe est inférieure à 1.000 €, trimestriellement si elle est comprise entre 1.000 et 4.000 € et mensuellement au delà de 4.000€.

Son taux est de 4,25% des salaires bruts individuels pour la partie inférieure à 7.491 €, 8,50% pour la partie comprise entre 7.491 et 14.960 € et 13,60% au delà de 14.960 €.

En matière juridique

Déclaration de début d'activité pour une profession libérale ou assimilée.

La déclaration de création ou de début d'activité doit être effectué dans les 15 jours qui suivent le début de l'activité et elle s'effectue auprès de l'URSSAF qui agit en tant que Centre de Formalités des Entreprises (CFE). Cette démarche est désormais possible en ligne via un télé service.
Pour information, l'URSSAF doit recevoir également les déclarations de modification et de cessation d'activité.

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